Infopillola n. 2: Necessità d’inserire le informazioni nel gestionale

Per chi opera nel settore dell’informatica una delle considerazioni che si sente più spesso fare da chi utilizza un sistema gestionale aziendale è che si perde più tempo ad inserire i dati nel sistema piuttosto che svolgere l’attività prevista e che dunque l’inserimento di dati comporta solamente una perdita di tempo.
In realtà, dietro a questa affermazione si cela spesso una scusa per “sfuggire” agli obblighi aziendali. Credendo di guadagnare minuti preziosi, spesso accade che ci si accorge solo successivamente che i guadagni ottenuti sono solamente temporanei e fittizi.

Prendiamo in esame un’offerta ricevuta da un fornitore che normalmente dovrebbe essere archiviata nel server aziendale, inserita nel sistema gestionale e successivamente gestita. Spesso, nella realtà, accade che l’offerta rimane nella mail di chi l’ha ricevuta ed è completamente estranea agl’altri componenti dell’azienda trascinandosi in una serie di svantaggi che hanno ripercussioni sull’intera gestione aziendale in quanto:

• In caso di bisogno, chi l’ha ricevuta la deve continuamente ricercare tra la moltitudine di mail che si ricevono oggigiorno.
• Nel caso il fornitore telefoni per richiedere informazioni riguardo l’offerta/ordine e la persona che l’ha ricevuta non è presente, chi riceve la telefonata comincerà una ricerca inutile di questa offerta di cui nessuno saprà nulla.
• All’arrivo della merce il magazziniere, o chi per lui, non avrà riferimenti per capire chi ha ordinato la merce, se essa risulta essere conforme alle richieste pattuite, se le condizioni sono quelle stabilite, ecc … creando solamente confusione.
• Non per ultima è l’amministrazione che dovrà vedersela con DDT e fatture di cui non si è a conoscenza della provenienza, condizioni e altro relativamente a chi è il fornitore e che merce è entrata in azienda.
• Infine ci sono da considerare le future ricerche/interrogazioni su quell’ordine che non essendo state gestite correttamente comporteranno perdite di tempo innumerevoli, considerando che non sarà sufficiente consultare il gestionale, ma si dovrà cercare anche tra i documenti cartacei senza trovare nessuna risposta.

Tutto questo per chiarire e ribadire che un informazione inserita correttamente nel sistema gestionale aziendale è una risorsa per tutta l’azienda e potrà essere utilizzata per sempre ogni qual volta si voglia, senza ulteriori sprechi di tempo e denaro.